Photo credit: Dimas Frolov

Wie Sie Ihren Tag planen:
Eine 7-Minuten-Gewohnheit

Haben Sie schon mal jemanden sagen hören: „Man kann Geld mit der Zeit zurückbekommen, aber man kann die Zeit nicht mit Geld zurückbekommen“ oder etwas, das eine ähnliche Botschaft vermittelt?
Im Grunde genommen heißt es, dass Sie, wenn Sie Geld verlieren, die Chance haben, es zurückzuverdienen. Wenn Sie jedoch eine Stunde verlieren, können Sie es nicht ersetzen.

Ihre Zeit ist wertvoll. Das wird Ihnen wahrscheinlich erst bewusst, wenn Sie über die letzten  14 Stunden nachdenken und feststellen, dass Sie nicht wirklich etwas erreicht haben. Aber der Tag ist vorbei, und Sie können die Zeit nicht mehr zurückbekommen, also müssen Sie hoffen, dass Sie es morgen besser machen.

Der Schlüssel zu einer besseren Leistung ist die Entwicklung eines Zeitmanagements, das Ihnen hilft, sich auf das zu konzentrieren, was in Ihrem Leben wichtig ist. Gute Zeitmanagementfähigkeiten helfen Ihnen, die Qualität Ihrer Arbeit, Ihre Fähigkeit zur Selbstdisziplin und Ihre Entscheidungsfähigkeit zu verbessern und die Anzahl der Dinge zu erhöhen, die Sie an einem Tag erreichen können. Wenn Sie wissen, wie Sie Ihre Zeit effektiv managen können, kann ein Kreislauf entstehen, der alle Aspekte Ihres Lebens verbessern kann.

Wenn ich mir nicht die Zeit nehme, meinen Tag zu planen, sondern einfach nur zu improvisieren, vergeude ich immer Zeit, sei es, dass ich mich zu sehr in einer unwichtigen Aufgabe verstricke, oder dass ich nicht weiß, wo ich anfangen soll, so dass ich versuche, zu viele Dinge auf einmal zu tun. Und lassen Sie mich Ihnen sagen, es gibt nur wenige Dinge, die so ärgerlich sind, wie das Gefühl, den ganzen Tag herumzurennen, aber zu erkennen, dass man eigentlich völlig unproduktiv war.

Ich habe gelernt, dass ich, wenn ich mir 7 Minuten Zeit für die Planung meines Tages nehme, am Ende so viel Zeit spare und den Stress und den Druck, den ich den ganzen Tag über fühle, um die Dinge zu erledigen, reduziere. Die Planung meines Tages hilft mir auch, Prioritäten zu setzen, da ich leicht erkennen kann, welche Aufgaben ich an Deck habe, die eigentlich nicht so wichtig sind und die am Ende nicht in meinen Zeitplan passen. Ich kann meine Zeit so einteilen, dass nur die Dinge, die wirklich wichtig sind, meine Aufmerksamkeit im Laufe des Tages erhalten.

In diesem Artikel werde ich Ihnen helfen, die Bedeutung des Zeitmanagements zu verstehen, da jeder davon profitieren kann, die endliche Ressource Zeit effektiver zu nutzen. Ich gebe Ihnen einen einfachen Schritt-für-Schritt-Plan an die Hand, mit dem Sie Ihren Tag so planen können, dass Sie ein Gleichgewicht in Ihrem Leben schaffen und für jede Minute, die Ihnen zur Verfügung steht, die beste Nutzung finden. Wenn Sie sich bewusst sind, wie Sie Ihre Zeit nutzen, werden Sie sich mehr davon für die Dinge offen halten, für die Sie sie verwenden wollen.

Sehen wir uns an, wie Sie Ihren Tag in nur 7 Minuten oder weniger effektiv planen können…

Erster Schritt: Wählen Sie Ihre Werkzeuge

Erforderliche Zeit: Sie müssen dies nur einmal tun, aber es kann einige Versuche und Fehler erfordern. Dieser Schritt zählt nicht zu der Zeit, die Sie für die tägliche Gewohnheit, Ihren Tag zu planen, benötigen werden.

Bevor wir darüber sprechen, wie Sie Ihren Tag planen, ist es wichtig zu erwähnen, dass Sie die Werkzeuge benötigen, die Ihnen die Planung am leichtesten machen. Jeder ist hier anders, so dass etwas, das Sie als hilfreich empfinden, vielleicht nicht für die Person gegenüber von Ihnen im Büro geeignet ist. Was auch immer Sie für Sie am besten geeignet finden, Sie werden dieses Werkzeug benutzen, um Ihre geplanten Termine, Aufgaben, Ziele, wichtige Daten usw. zu verfolgen. Sie können einen digitalen oder physischen Planer verwenden, je nachdem, was Sie für hilfreicher und zugänglicher halten. Einige ziehen es vor, ein einfaches Notizbuch zu benutzen, während andere elektronische Tools verwenden, die aufwendiger sind.

Ein Werkzeug, das mir bei der Verwaltung meiner Aufgaben unglaublich nützlich ist, ist die Evernote-App.
Ich habe sie als besonders hilfreich empfunden, weil sie es mir ermöglicht, Schritt-für-Schritt-Listen für Projekte zu erstellen, an denen ich in jedem Bereich meines Lebens arbeite. Ich persönlich ziehe es vor, meine Planung komplett digital (bis auf wenige Ausnahmen) zu halten, aber einige sehnen sich wirklich nach diesem konkreten Planer, um ihre Zeitpläne in Ordnung zu halten. Egal, was Sie finden, was für Sie funktioniert, es wird Ihnen die Planung Ihres Tages sehr viel leichter machen.

Schritt zwei: Listen Sie Ihre festen Aufgaben auf

Erforderliche Zeit: 1 Minute

Bevor Sie etwas in Ihren Zeitplan aufnehmen können, müssen Sie die Zeiten für die Dinge, die Sie nicht ändern können, blockieren. Dazu gehören Arbeitszeit, Arzttermine, Besprechungen usw. Wenn Sie diese Dinge in Ihren Tagesplan einplanen, stellen Sie sicher, dass Sie die Reisezeit und mögliche Pufferzeiten, die Sie benötigen, berücksichtigen. Wenn Sie zu dem einen Arzt gehen, der immer eine lange Wartezeit hat, berücksichtigen Sie das.

Schritt drei: Identifizieren Sie Ihre 3 wichtigsten Aufgaben

Erforderliche Zeit: 1 Minute

Egal, ob Sie bei einem Projekt vorankommen oder eine Aufgabe erledigen wollen, schreiben Sie die drei Dinge, die Sie unbedingt erreichen wollen, schriftlich auf. Geben Sie dann für jedes Ziel eine geschätzte Zeit an, die Sie dafür benötigen werden. Identifizieren Sie Ihre drei wichtigsten Ziele und halten Sie die Dinge, die Sie unbedingt erreichen wollen, schriftlich fest. Der Versuch, sich jeden Tag mehr als drei Ziele zu setzen, kann tatsächlich demotivierend sein, denn es kann Ihnen als zu viel vorkommen.

Wollen Sie etwas Zeit reservieren, um morgen ins Fitnessstudio zu gehen oder vielleicht mit einem Freund zu Mittag zu essen? Möchten Sie Ihren Tag mit einer ruhigen Meditation beginnen (oder beenden)? Vergessen Sie bei der Planung Ihres Tages nicht Ihre eigenen Bedürfnisse. Stellen Sie sicher, dass Sie Aktivitäten planen, die Ihnen helfen, sich um sich selbst zu kümmern. Wenn Sie sich nicht richtig um sich selbst kümmern, wird Ihre Arbeit in allen anderen Bereichen Ihres Lebens darunter leiden. Nachdem Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, werden Sie alles identifiziert haben, was Sie für den Tag auf dem Radar haben. Jetzt müssen Sie nur noch den Zeitpunkt für die Erledigung der einzelnen Aufgaben festlegen.

Fünfter Schritt: Das Puzzle zusammensetzen

Erforderliche Zeit: 3 Minuten

Legen Sie Ihre festen Aufgaben in die bereits zugewiesenen Zeitfenster, damit Sie sehen können, zu welchen Tageszeiten Sie etwas mehr Flexibilität haben. Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass Sie am frühen Morgen eine gewisse Flexibilität haben, was eine gute Zeit ist, um produktiv zu sein. Wenn Sie im Laufe des Tages Fortschritte machen und Ihre Energie erschöpft ist, folgt Ihre Motivation dementsprechend. Versuchen Sie, Ihre wichtigsten Aufgaben gleich zu Beginn des Tages zu planen.

Bevor Sie irgendeine Aufgabe in Ihren Tag einplanen, müssen Sie eine grobe Schätzung des Zeitbedarfs vornehmen. Auch wenn Sie frei haben, werden Sie anfangen, Ihre Zeit richtig einzuteilen. Wenn Sie dies regelmäßig tun, wird es Ihnen leichter fallen, vorherzusagen, was Sie in einer bestimmten Zeitspanne tatsächlich erreichen können. Abgesehen davon, dass Sie sich jeden Tag Zeit für die Selbstversorgung nehmen, müssen Sie auch Zeit für Ihre Lieben einplanen. Es kann leicht sein, die Zeit mit der Familie auf Ihre Prioritätenliste zu setzen, weil Sie wahrscheinlich davon ausgehen, dass die Zeit mit Ihrer Familie immer bis zum Wochenende warten kann. Doch Wochenenden kommen und gehen schnell und sind oft mit verschiedenen Aktivitäten außerhalb des Hauses ausgefüllt, so dass Sie sich am Sonntagabend vielleicht fragen, wo Ihre gesamte „Freizeit“ geblieben ist. Da Ihnen die Zeit mit der Familie so leicht entgleiten kann, sollten Sie jeden Tag zumindest etwas Zeit mit Ihren Lieben verbringen. Das kann so einfach sein wie ein gemeinsames Abendessen in der Familie oder ein Brettspiel vor dem Schlafengehen.

Sechster Schritt: Füllen Sie die Lücken aus

Erforderliche Zeit: 1 Minute

Wenn Sie merken, dass Sie hier zehn Minuten oder dort eine leere halbe Stunde Zeit haben, füllen Sie diesen Raum mit Aufgaben, die erledigt werden müssen, aber am Ende immer zur Seite geschoben werden. Das sind Dinge, die Ihnen nicht helfen, ein endgültiges Ziel zu erreichen, die aber dennoch erledigt werden müssen.

Lassen Sie zum Beispiel einen Ölwechsel in Ihrem Auto durchführen oder schreiben Sie ein längst überfälliges Dankschreiben. In diesen kleinen Zeitabschnitten können Sie die Dinge, einplanen, die sonst womöglich wochenlang aufgeschoben werden. Wenn Sie diese Dinge schriftlich festhalten, ist es wahrscheinlicher, dass Sie sie auch tatsächlich erledigen. Es gibt auch einige Tipps, die Sie bei der Planung Ihres Tages beachten sollten.

Erstens: Seien Sie realistisch, was den Zeitaufwand und die Anzahl der Aufgaben betrifft, die Sie zu planen versuchen. Wenn Sie versuchen, zu viel zu tun, könnten Sie entweder schnell ausgebrannt sein oder es tritt ein Gefühl der Enttäuschung auf, wenn Sie nicht in der Lage sind, alles von Ihrer Aufgabenliste zu streichen.

Zweitens: Wenn einige Ihrer drei wichtigsten Ziele ziemlich zeitaufwendig sind, versuchen Sie, sie in kleinere Aufgaben zu unterteilen. Wenn eines Ihrer Ziele zum Beispiel darin besteht, die Garage zu reinigen, zerlegen Sie sie in überschaubare Abschnitte, damit Sie jeden Tag nur ein wenig davon in Angriff nehmen können. Auf diese Weise müssen Sie nicht auf einen Tag warten, an dem Sie drei freie Stunden hintereinander haben, um dieses Ziel zu erreichen.

Außerdem möchten Sie eine Pufferzeit einplanen, damit Sie sich nicht den ganzen Tag über völlig verplant fühlen. Wie viel Zeit Sie auch immer für die Dinge auf Ihrer Liste haben, lassen Sie einen Bruchteil davon als freie Zeit für unerwartete Unterbrechungen, die im Laufe des Tages auftreten werden.

Denken Sie schließlich daran, dass Sie sich manchmal verschätzen und zu wenig Zeit eingeplant haben, um etwas zu erledigen, das eine zeitkritische Priorität hat. Denken Sie jedoch daran, dass Sie, wenn Sie im Voraus wissen, dass Sie nur zwei Stunden Zeit haben, um eine Aufgabe zu erledigen, von der Sie glauben, dass sie zweieinhalb Stunden dauern wird, an das Parkinson-Gesetz zurückdenken können, um Ihnen einen Vertrauensschub zu geben, dass Sie alles erreichen können, wenn Sie sich selbst gesunde Zeitbeschränkungen auferlegen.

Abschließende Gedanken zur Tagesplanung: Wie Sie Ihren Tag planen

Die Planung eines jeden Tages wird Ihnen nicht nur helfen, Ihre Zeit optimal zu nutzen, sondern es wird Ihnen auch ermöglichen, Ihre Ziele und Prioritäten zu ändern, wenn sich neue Dinge ergeben. Es ist viel einfacher, das vorauszusagen, was in drei Stunden geschehen wird, als das, was in drei Tagen geschehen wird. Wenn Sie also Ihre Planung in Tagesblöcke aufschlüsseln, können Sie sicher sein, dass Sie nicht mehrere Tage zurückgehen und löschen und von vorne anfangen müssen, weil sich etwas in Ihrem Leben plötzlich geändert hat.

Ich empfehle Ihnen, Ihren Tagesplan für den nächsten Tag bereits am Vorabend vor dem Einschlafen zu erstellen, und nicht erst morgens. Auf diese Weise wissen Sie genau, was Sie tun müssen, sobald Sie morgens aufwachen, was verhindert, dass Sie einen Teil Ihrer Zeit vergeuden, während Sie langsam aufstehen, um Ihren Tagesplan zu erstellen. Auch sind Sie am Ende des Tages noch im Thema und haben einen besseren Überblick, was noch zu erledigen ist. Der Schlüssel zu einem produktiven Tag ist die Vorbereitung. Die beste Voraussetzung für einen erfolgreichen Tag ist, dass Ihre Prioritäten jeden Tag klar sind. Schon bald werden Sie sehen, dass Sie genug Stunden in Ihrem Tag haben, um alles zu tun, was nötig ist, um erfolgreich zu sein.

Möchten Sie mehr erfahren?
Ich biete ein exklusives Mentoring-Programm an. Schreiben Sie mir eine E-Mail und wir klären, was ich für Sie tun kann.