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Tappen Sie nicht in die E-Mail Falle!

6 einschränkende Überzeugungen über E-Mails

©Shinonome Production/stock.adobe.com

Entlarven Sie Ihre einschränkenden Überzeugungen über E-Mails

Die Bearbeitung Ihres Posteingangs beginnt, noch bevor Sie Ihre E-Mails abrufen.
Um jeden Tag mit gutem Gewissen zu beenden, müssen Sie sich mit der zugrunde liegenden Psychologie hinter der Art und Weise, wie Sie E-Mails betrachten, auseinandersetzen. In diesem Artikel behandeln wir sechs einschränkende Überzeugungen, die viele Menschen über E-Mails haben.

Sie werden als „einschränkende Überzeugungen“ bezeichnet, einfach weil sie Ihre Fähigkeit, großartige Arbeit zu leisten, einschränken. Anstatt Ihre Zeit auf wichtige Projekte zu konzentrieren, ist es oft einfacher, auf das Klingeln einer neuen Nachricht zu antworten und sofort darauf zu reagieren – ähnlich wie eine Ratte, die ein Stück Käse jagt.

Wenn Sie einen leeren Posteingang auf konsistenter Basis wollen, müssen Sie sich zunächst mit diesen sechs einschränkenden Überzeugungen befassen. Einige von ihnen treffen vielleicht nicht auf Sie zu, aber nehmen Sie sich die Zeit, jede einzelne zu betrachten und zu entscheiden, ob Sie diese Fehler machen.

Einschränkende Überzeugung #1

Sie müssen ständig verfügbar sein

Zweifellos ist der größte einschränkende Glaube unserer modernen Welt die Idee, dass wir „immer verfügbar sein müssen“. Die Technologie ermöglicht es, 24 Stunden am Tag, sieben Tage in der Woche und 365 Tage im Jahr mit anderen in Verbindung zu treten. Daher haben die Menschen manchmal das Gefühl, dass sie auf jede E-Mail, jede SMS und jeden Telefonanruf sofort reagieren müssen, um sich selbst als richtig produktiv zu betrachten.

Das ist einfach nicht wahr.

Ja, wenn man an die Technologie gekettet ist, bleibt man mit der Welt verbunden, aber es hindert einen auch daran, sich voll und ganz auf ein Projekt zu konzentrieren oder Zeit mit den wichtigen Menschen in seinem Leben zu verbringen. Wenn Sie wirklich Erfolg haben wollen, dann müssen Sie sich konzentrieren und aufhören, ein Sklave Ihres Posteingangs zu sein. Das bedeutet, dass Sie die Gewohnheit ablegen müssen, alle paar Minuten Ihre E-Mails abzurufen.

Ich verstehe, dass die Überwachung von E-Mails ein wichtiger Teil Ihrer Arbeit sein kann, daher liegt es an Ihnen, zu entscheiden, wie oft Sie diese checken wollen. Die wichtige Lektion hier ist, dass Sie jeden Tag bestimmte Zeiten planen müssen, um Ihre E-Mail-Nachrichten durchzugehen.

Insgesamt habe ich die Erfahrung gemacht, dass die meisten Berufstätigen dazu neigen, ihre E-Mails weit mehr als nötig zu überprüfen.

Xobni – die Firma, die Outlook entwickelt hat – hat vor kurzem eine Studie durchgeführt, um zu ermitteln, wie die Menschen E-Mail verwenden. Fast 75 Prozent der Teilnehmer gaben an, dass sie ihre geschäftlichen E-Mails zu Hause abrufen, während sie sich im Urlaub, vor dem Schlafengehen und sobald sie morgens aufwachen, „entspannen“. Das ist Wahnsinn!

E-Mail ist in jeden Aspekt unseres Lebens eingedrungen. Um Erfolg, Glück und langfristige Gesundheit zu erlangen, müssen Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang übernehmen.

Mein Vorschlag?

Planen Sie Zeit ein, um Ihre E-Mails täglich zu bearbeiten. Wenn Sie weniger als 20 Nachrichten pro Tag erhalten, sollten Sie Ihre E-Mail nur einmal überprüfen. Wenn Sie täglich 20 bis 50 Nachrichten erhalten, sollten Sie Ihre E-Mail nicht mehr als dreimal pro Tag überprüfen. Wenn Sie ein hohes Nachrichtenaufkommen erhalten oder Ihr Erfolg von rechtzeitigen E-Mail-Antworten abhängt, sollten Sie Ihre E-Mails vier bis fünf Mal pro Tag abrufen.

Ich empfehle generell, Ihre E-Mails nicht mehr als zweimal pro Tag zu überprüfen – einmal am späten Vormittag und einmal am Ende des Tages.

Wenn Sie nicht im Kundenservice arbeiten, brauchen Sie sich wirklich keine Sorgen, um die sofortige Beantwortung der erhaltenen E-Mails zu machen. Die Erde wird nicht aus ihrer Achse kippen und zu einem feurigen Ende kommen, wenn jemand zwei Stunden auf eine Antwort auf seine Frage warten muss.

Wenn Sie am späten Vormittag auf E-Mails antworten, können Sie den ersten Teil des Tages damit verbringen, an Ihren Top-Projekten zu arbeiten. Wenn Sie das am Ende des Tages tun, können Sie alle Brände, die während des Arbeitstages entstanden sind, löschen und die Arbeit abschließen. Dann können Sie mit gutem Gewissen nach Hause gehen und sich nicht wegen einer verbliebenen, unbeantworteten Nachricht schuldig fühlen.

Gibt es eine „richtige“ Zeit für diese beiden E-Mail-Sitzungen?

Eigentlich nicht.

Wann Sie E-Mails bearbeiten, hängt von Ihrem spezifischen Zeitplan und der Art Ihrer Arbeit ab.
Ich empfehle die Zeitfenster am späten Vormittag und am späten Nachmittag, weil sie Ihren Tag beenden.

Hier geht es darum, die besten Ergebnisse aus einem ganzen Arbeitstag zwischen den Sitzungen zu erzielen. Sie klären zweimal am Tag die Nachrichten, damit Sie die restliche Zeit mit den wichtigen Teilen Ihrer Arbeit verbringen können.

Wir werden später noch einmal auf dieses Thema zurückkommen, und ich werde Ihnen zeigen, wie Sie Gewohnheiten aufbauen können, die dem „Drang“ entgegenwirken, ständig Ihre E-Mails zu überprüfen.

Einschränkende Überzeugung #2

Sich „schuldig“ fühlen

Wenn jemand die Hand nach Ihnen ausstreckt, ist es unhöflich, nicht zu antworten. Ich weiß, meine Mutter hat mir beigebracht, dass es immer höflich ist, auf Menschen zu antworten, wenn sie ein Gespräch beginnen.
Die Kehrseite dieser Denkweise ist, dass es auch unhöflich ist, ein Gespräch zu beginnen, wenn es offensichtlich ist, dass jemand beschäftigt ist oder mitten in einem anderen Gespräch steckt.

Wenn man das alles auf den Punkt bringt, ist es auch unhöflich:

„E-Mail-Interaktionen sollten stattfinden, wenn beide Parteien bereit sind, sich voll und ganz auf das Gespräch einzulassen.“

Das Problem mit der modernen Technologie ist, dass man leicht vergisst, dass eine E-Mail oft eine Unterbrechung des Tages darstellt. Daher kann man leicht denken, dass es unhöflich ist, nicht so schnell wie möglich zu antworten. Das ist zu 100 Prozent falsch. E-Mail ist keine Konversation. Die andere Partei kann nicht erkennen, ob Sie beschäftigt sind, mit Arbeit überhäuft werden oder „in der Zone“ sind, wenn sie auf Senden klickt. Wenn Sie diese einschränkende Meinung haben, werden Sie sich trotzdem schuldig fühlen, wenn Sie nicht auf jede E-Mail innerhalb weniger Minuten antworten.

Viele Menschen – vielleicht sogar Sie – fühlen sich schuldig, weil sie bei bestimmten Botschaften nicht aktiv werden. Also ignorieren Sie das Problem und lassen die Nachrichten in Ihrem Posteingang auflaufen. Es wird immer schwieriger, den Überblick über die wirklich wichtigen Dinge zu behalten, was zu noch mehr Schuldgefühlen führt und das ganze Problem noch weiter in die Höhe treibt.

Es ist am besten, alles systematisch einmal zu verarbeiten und dann die Gewohnheit zu entwickeln, die Dinge nicht mehr außer Kontrolle geraten zu lassen. Sie könnten sich aus folgenden Gründen schuldig fühlen:

Dass Sie nicht wie andere Leute 10 Mal am Tag E-Mails abrufen

Kurze, umsetzbare Antworten an Personen geben, die seitenlange Nachrichten schreiben

Nur zu bestimmten Zeiten des Tages antworten

Verwendung von Vorlagen für Antworten auf allgemeine Fragen

Löschen von sinnlosen Werbebotschaften

Abbestellen Ihrer Abonnements für kostenlose E-Mail-Newsletter

Auch hier gehen wir auf die Besonderheiten jedes der oben genannten Punkte ein. Wichtig ist, dass Sie sich daran erinnern, dass es um Ihr Leben geht. Das bedeutet, dass Sie sich niemals von einem anderen Menschen ein schlechtes Gewissen machen lassen sollten, weil Sie die Entscheidung getroffen haben, die Kontrolle über Ihren Posteingang zu übernehmen.

Einschränkende Überzeugung #3

Kurze E-Mails sind unhöflich

Es ist leicht, in die Falle zu tappen, wenn man denkt, dass kurze E-Mails unhöflich sind. Dies gilt insbesondere dann, wenn Ihnen jemand das E-Mail-Äquivalent zu Krieg und Frieden schickt.

Ehrlich gesagt, ich habe das Gefühl, dass lange E-Mails meine Zeit nicht respektieren. Es dauert lange, sie zu lesen und noch länger, sie zu beantworten. Es kann besonders frustrierend sein, wenn ich das Gefühl habe, dass der Absender seine eigene Frage mit einer einfachen Google-Suche hätte beantworten können.

Auch auf die Gefahr hin, dass es hart klingt (falls ich das nicht schon getan habe), viele Leute sind faul, wenn es um die Schaltfläche Senden geht. Sie werden sich nicht die Zeit nehmen, ihre eigenen Fragen zu recherchieren, aber sie erwarten, dass Sie aufhören, was Sie tun, und auf jede E-Mail detaillierte Antworten geben.

Um die Gewohnheit des leeren Posteingangs vollständig zu entwickeln, müssen Sie die Vorstellung beseitigen, dass es unhöflich ist, kurze Antworten zu geben. Wie Sie später erfahren werden, ist es Ihre Aufgabe, den Flaum zu beseitigen und den Impuls zu ersticken, lange Antworten zu geben. Das heißt, wenn eine Frage eine Antwort in einem Satz erfordert, dann ist das alles, was Sie schreiben müssen.

Unnötig wortreiche Antworten verschwenden sowohl Ihre Zeit als auch die des Empfängers. Antworten Sie vollständig, aber mit so wenig Worten wie möglich. Kommen Sie auf den Punkt und verschwinden Sie.

Einschränkende Überzeugung #4

Denken Sie, dass andere Menschen wichtiger sind als Ihre eigenen Prioritäten

E-Mail hat sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt. Das meiste, was Sie erhalten, ist nicht sofort wichtig, aber wir alle spüren den Impuls, sofort darauf zu reagieren. Kurz gesagt: Ihre durchschnittliche E-Mail ist dringend, aber nicht wichtig. Die beste Illustration dieses Punktes findet sich in den Lehren des Zeitmanagement-Experten Stephen Covey. Eine seiner klassischen Überzeugungen ist, dass man die gesamte Arbeit in vier grundlegende Kategorien einteilen kann:

Die meisten Nachrichten fallen fest in den dritten und vierten Kasten von Coveys Diagramm. Sie verdienen zwar eine Antwort, aber man muss auf sie reagieren, wenn man die Zeit hat, darauf zu antworten, nicht umgekehrt. Verstehen Sie mich nicht falsch; ich glaube, es ist wichtig, hilfreich zu sein und andere mit Respekt zu behandeln, aber Sie sollten niemals jede einzelne Nachricht als „dringend“ bezeichnen und das, was Sie tun, um auf eine zu reagieren, fallen lassen.

Einschränkende Überzeugung #5

Einen Posteingang wie eine Aufgabenliste benutzen

Ein großer Fehler, den ich sehe, ist, dass viele Menschen ihre E-Mail-Postfächer wie eine Ad-hoc-„To-do-Liste“ behandeln. Wenn Sie wie die meisten Menschen sind, werden Sie nie Ihre gesamte Aufgabenliste erfüllen. Wahrscheinlich denken Sie ständig an neue Ideen und lustige Projekte, die Sie in Angriff nehmen wollen, so dass Sie nie genug Zeit haben, sich um alles zu kümmern. Das bedeutet, wenn Sie Ihre E-Mail wie eine Aufgabenliste behandeln, werden Sie Ihren Posteingang nie wirklich leeren.

Die „Posteingangs-To-Do-Liste“-Mentalität kann sich negativ auf Ihre Produktivität auswirken. Immer wenn Sie Ihren Posteingang öffnen, sehen Sie diese unvollendeten Projekte, die Ihnen ins Gesicht starren. Das nimmt die geistige Kapazität in Anspruch und erzeugt Stress und Angst, die sich auf Ihre Arbeit übertragen.

Ein interessantes Beispiel, das diese Idee unterstützt, stammt aus Studien über den Zeigarnick-Effekt. Die Idee dabei ist, dass jede unvollendete Aufgabe einen gewissen Teil Ihres Schwerpunkts einnimmt. Selbst wenn Sie nicht bewusst über eine unvollständige Aufgabe nachdenken, schüttelt ein Teil Ihres Gehirns im Hintergrund ab.

Obwohl Sie nicht bei jeder einzelnen E-Mail sofort handeln müssen, müssen Sie ein System entwickeln, das sicherstellt, dass Sie die entsprechende Aktion rechtzeitig abschließen. Nur dann werden Sie Ihren Posteingang als ein Kommunikationsgerät behandeln – und nicht als ein Produktivitätswerkzeug. (Wenn Sie mehr über den Zeigarnick-Effekt erfahren möchten, schauen Sie sich diesen Blogbeitrag an, in dem ich das Konzept bespreche).

Wenn es um To-Do-Listen geht, bin ich ein Low-Tech-Typ. Ich drucke meine Liste zu Beginn jeder Woche aus und schreibe – mit einem erstaunlichen Werkzeug namens „Stift“ – die neuen Aufgaben auf, die jeden Tag auftauchen. Andererseits können Sie eine Software oder eine App verwenden, um eine Aufgabenliste zu verwalten. Es spielt keine Rolle, was Sie benutzen. Wichtig ist, dass Sie die Aufgaben aus Ihrem Posteingang heraushalten.

Da dieses Buch keine Aufgabenlisten enthält, möchte ich einfach sagen, dass Sie die folgenden Möglichkeiten zur Verwaltung Ihrer täglichen Aktivitäten nutzen können:

Evernote

Notizbücher

iPad/iPhone/Tablet-Anwendungen

Karteikarten

Post-It-Notizen

Microsoft Excel-Tabellen

Für den Moment ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass der Posteingang nicht der Ort für Aktionen ist.
Eine E-Mail sollte ungeöffnet bleiben oder es sollte auf sie reagiert werden. Punkt.

Einschränkende Überzeugung #6

„E-Mail-Konkurs“ ist die Antwort

Wenn sich jemand tief verschuldet, ist oft der einzige Rechtsweg die Erklärung des Konkurses.
Dasselbe kann man auch für die digitale Welt sagen. Es kommt sehr häufig vor, dass die Leute ihre E-Mails so aus dem Ruder laufen lassen, dass die einfachste Maßnahme darin besteht, „alles auszuwählen“ und die Löschtaste zu drücken. Dies wird als E-Mail-Konkurs bezeichnet.

Obwohl der E-Mail-Konkurs eine Option ist, ist er normalerweise nicht die beste. Ich denke, es ist ähnlich wie das Töten des Patienten, um die Krankheit zu heilen. Das Löschen jeder E-Mail ist keine Lösung, sondern das Problem wird unter den Teppich gekehrt.

Ich gebe zu, dass der Gedanke, dass man Ihnen, wenn etwas wichtig ist, ein zweites Mal eine E-Mail schicken wird, eine gewisse Berechtigung hat. Es ist jedoch gefährlich anzunehmen, dass Sie keine E-Mail verpassen,
die wichtig sein könnte.

Eine weitaus bessere Lösung ist es, Gewohnheiten zu entwickeln, die Ihre Einstellung zu E-Mails neu formen. Wenn Sie erst einmal die Routinen gelernt haben, mit denen Sie E-Mails effektiv kontrollieren können, werden Sie in kürzerer Zeit mehr tun, und E-Mails werden nie zu dem Punkt gelangen, an dem Sie sich in Versuchung bringen, Konkurs anzumelden.

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